Минто Б., Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды
для делового письма, 2004.
Когда вы знаете основную цель сообщения, вы
едва ли испытываете трудности с изложением проблемы:
• Пожалуйста, оставьте сегодня два литра молока.
• Я встречу вас завтра в 12.30 у Марио.
• Позвоните своей жене.
Но вы обязательно столкнетесь с трудностями, когда вам придется рас-
ставлять по местам несколько сообщений, которые ведут к одному итоговому
заключению.
«Джон Коллинз звонил, чтобы передать, что он не сможет присутствовать
на встрече в 3.00. Хэл Джонсон сообщил, что не рассчитывает быть раньше, а
то и вовсе завтра, но не раньше 10.30. А секретарь Дона Клиффорда передала,
что Клиффорд вернется из Франкфурта не раньше чем завтра, а то и позже.
Конференц-зал завтра занят, но свободен в четверг. Так что четверг 11.00 был
бы самым подходящим временем для встречи. Устраивает ли это вас?».
Автор этой записки сделал именно то, что делает большинство людей, ког-
да пишет. Он воспользовался процессом письма как средством, которое помогло
ему наконец-то сформулировать свои соображения. Действительно, письменное
изложение как способ организовать процесс обдумывания - вполне под-
ходящий инструмент. Но в результате вы перекладываете часть груза на
плечи читателя, заставляете его пробираться сквозь несколько незначащих вы-
сказываний, прежде чем он придет вместе с вами к итоговому заключению. На-
сколько легче стало бы запутавшемуся адресату, если бы он мог прочитать:
«Не могли бы мы перенести сегодняшнюю встречу на четверг, на 11.00? Это
время полностью устраивает Коллинза и Джонсона, а также позволит присут-
ствовать на встрече Клиффорду».
Увы, переход от первого варианта записки ко второму означает удвоение
объема работы и для автора, и для секретаря. Но большая часть людей полага-
ет, что писать короткие сообщения надо без особых усилий. Без сомнения, они
правы. Однако что произойдет, если вместо документа в один абзац или параг-
раф вы имеете дело с документом в две-три страницы? Обычно автор длинного
документа чувствует, что документ слишком громоздкий, и не хочет пересмат-
ривать и переделывать его. Очень часто автор просто не уверен в том, что знает,
как оптимизировать свою работу. Намного легче, по мнению автора, оставить
это читателю. Пусть тот как-нибудь сам пробирается через набор мыслей и вы-
деляет суть адресованного ему документа.
До недавнего времени только некоторые из хронически перегруженных чита-
телей выражали свое недовольство плохо выстроенными документами. Ос-
тальные принуждали себя к восприятию, потому что сложность и плохую
воспринимаемость принято считать типичным признаком бизнес-документации.
Почему-то считается, что такие документы надо мучительно изучать. На самом
деле все из-за того, что бизнесмены-читатели сами допускают тот же подход
к созданию документов, которому научились по принятым образцам, и теперь
старательно копируют в своих бумагах манеру, заимствованную у руководства.
Об этом свидетельствует, например, высказывание одного консультанта, чья
презентация новой организационной структуры большой компании
превратилась в утомительный рассказ длиною в два часа. На наше замечание
он ответил:
«Вы не подумали о том, что люди пришли на презентацию, заранее зная,
насколько она будет утомительна. Они уже привыкли к этому».
Возможно. Но пустая трата времени, унылая внутренняя борьба с плохо
написанными документами действуют на личность разрушительно. Как верно
замечает один из комментаторов: «Миф, что бизнесмены не читают, полная
ерунда. Они читают очень много. Но вот то, что они читают, зачастую абсолютно
безграмотно».
Для типичных бизнесменов и клерков научиться писать грамотные и понят-
ные деловые записки и доклады вовсе не означает научиться выбирать более
короткие предложения или более точные слова, как обычно рекомендуют. Для
них научиться писать — это научиться отделять процесс мышления, обдумыва-
ния документа от процессов его создания и написания. Этот подход поможет и
вам. Вы будете писать грамотные и понятные бизнес-документы, если застави-
те себя полностью завершать обдумывание прежде, чем садиться за стол и пи-
сать. Именно этому подходу и посвящена эта книга.
В ней говорится о том, как упорядочить свои идеи и суждения. О том, что
делает документ ясным, а что туманным, и о том, как вы вносите путаницу в
сознание читателя, когда не следуете соответствующему порядку. Установить
соответствующий порядок - это, прежде всего, создать четкую структуру,
которая подчеркнет и выделит все главные идеи документа, покажет их развитие и
поможет организовать второстепенные идеи так, чтобы они усиливали и
подчеркивали главные.
Иногда возникает ощущение, что где-то существует и антипод этой книжки Минто, и именно им-то многие составители документов и руководствуются - отлично зная, что делает документ туманным, а что ясным, и как делать, и чего избегать, чтоб не дай бог не получилось понятно.
